3 tipy jak na negativní zkušenosti kandidátů s náborem

Kandidáti jsou více informovaní a náročnější než kdy dříve, a jejich zkušenost s náborovým procesem může zásadně ovlivnit celkový dojem o společnosti.  Prostě dnešní doba klade na organizace vysoké nároky i v oblasti náboru. Nezáleží, zda jste na pozici externího nebo interního recruitera, HR pracovníka nebo manažera. Každý může přispět k zlepšení pověsti recruitmentu a také společnosti, ve které pracujete.

Optimalizace náboru: Jak zlepšit zkušenosti kandidátů a udržet si talenty

Každý proces i ten náborový si zaslouží z času načas provětrat.

Podívejme se na tři oblasti, které mohou negativně ovlivnit zkušenost kandidátů (candidate experience) a jak je optimalizovat:

1. Dlouhé prodlevy v náborovém procesu

Mezi nejčastější negativní zkušenosti uchazečů patří právě dlouhé prodlevy v náborovém procesu. Dlouhé čekání na odpověď může pro kandidáty znamenat ztrátu zájmu nebo dokonce odchod ke konkurenci. V praxi to znamená, že náborový proces je příliš dlouhý, časové úseky mezi jednotlivými fázemi trvají týdny a nejsou dostatečně vysvětlené – komunikované. Často se přidávají další kola pohovorů.

Podívejte se na svůj náborový proces a odpovězte si na otázky z pohledu konkrétního kandidáta:

• Jak dlouho trvá odpověď po zaslání životopisu?
• Jak dlouho trvá odpověď po pohovoru?
• Kolik času uběhne mezi 1. kontaktem (zaslání životopisu, oslovení) a 1.pohovorem?
• Kolik kol pohovorů má kandidát absolvovat?
• Jak dlouho trvá celý výběrový proces od 1.kontaktu do finální odpovědi? (…stále z pohledu jednoho kandidáta)
• Kolik dní je mezi 1. a 2. kolem pohovoru?

Dlouhé prodlevy mohou v uchazečích vyvolat pocit nedocenění a negativně ovlivnit jejich vnímání efektivity a profesionality organizace. A bohužel špatná reference se šíří rychleji než dobrá.

A co pomůže?

• Úprava náborového procesu z pohledu Candidate Experience.
• Nastavení odpovědí pro případy, kdy ještě nemáme finální odpověď.
• Domluva s hiring manažerem na rychlosti zpětných vazeb.
• Zefektivnění procesu, například sloučení několika kol pohovorů.
• Lepší organizace času a efektivní CRM systém.

2. Nedostatek komunikace

Další častou stížností kandidátů je nedostatek komunikace během náborového procesu. Neinformovaní kandidáti se cítí v nejistotě a frustraci, což může ovlivnit celkový dojem o organizaci. Jasná a konzistentní komunikace je zásadní pro udržení angažovanosti a informovanosti uchazečů v průběhu celého procesu. Pocit nedostatečné komunikace může být z časového hlediska, nebo z formy komunikace, kterou zvolíme či kolik informací kandidát dostane.

Jasná a konzistentní komunikace je zásadní pro udržení angažovanosti a informovanosti uchazečů v průběhu celého procesu. Máme tady už éru AI a tyto změny jsou velké a hlavně rychlé. Například chat gpt zasáhl už do všech oblastí našeho života. A stále vznikají další k používaní webpilot, chat on a mnoho používaných sw řešení má přidaný modul AI.  AI  nám může pomoci s nastavením e-mailové komunikace směrem ke kandidátům. I v češtině nám dokáže poskytnout inspiraci k napsání zdvořilých a uctivých mailů, jen to chce trochu poupravit. 👍

Jaké kroky podniknout ke zlepšení komunikace s kandidáty?

Automatický email: potvrzení přijetí žádosti – životopisu.

Po zaslání životopisu očekávají uchazeči potvrzení o přijetí. Toto potvrzení slouží jako ujištění, že jejich žádost byla přijata a je posuzována.

Odpověď na zaslání životopisu.

• Kladná odpověď, když víme, že kandidáta chceme pozvat na pohovor, ale nemáme termín schůzky.
  • je lepší zavolat nebo poslat e-mail, že hledáme vhodný termín pohovoru
• Kladná odpověď – z důvodu vytíženosti kandidát čeká na termín pohovoru, aniž by věděl/a, že jeho životopis je posouzený od hiring manažera kladně
  • stačí poslat přednastavený e-mail s kladnou odpovědí, že procesujeme nebo hledáme vhodný termín pohovoru
  • podívejme se na to z pohledu kandidáta: 2-3 dny trvalo posouzení a 2-3 dny čeká na vyřízení termínu, no neví o tom, protože z pohledu kandidáta to může být 6 pracovních dnů bez odpovědi.
• Záporná odpověď – z pohledu kandidáta je akceptující dostat odpověď do 2 -3 kalendářních dnů, maximum bych viděla na 5 dní
  • pokud zpětnou vazbu nemáme, bude dostačující e-mail se žádosti o strpení a s informací, že na jeho žádosti pracujeme

Transparentnost procesu a vysvětlení jednotlivých fází.

Jasná a transparentní komunikace o samotném náborovém procesu pomáhá kandidátům pochopit, co mohou očekávat. To zahrnuje vysvětlení jednotlivých fází, přibližných časových harmonogramů a kritérií pro hodnocení. Transparentní komunikace buduje důvěru a ukazuje závazek organizace k férovosti a integritě.

Lze jí zahrnout do pozvánky na pohovor a také doplnit například informace o cestě do kanceláři, dopravě, parkování nebo dress code.

Jasné odpovědi po pohovoru, i když ještě nemáme finální rozhodnutí.

• Nevíme odpověď – kandidáta nechceme zamítnout, ale ani kladné rozhodnutí nepadlo. Obvykle se čeká na dokončení pohovorů s dalšími kandidáty.
  • vyplatí se zavolat kandidáti, zeptat se na zpětnou vazbu z jeho/její strany, zda se účastní i jiných výběrových řízení a požádat o strpení nebo se domluvit na termínu, do kdy potřebuje zpětnou vazbu.
• Kladná odpověď – ale nemáme podklady pro nabídku
  • zavolat kandidátovi, zjistit zpětnou vazbu, informovat o připravované nabídce, opětovně si ověřit informace o mzdě, benefitech, nástupném dnu atd. a hlavně říct předpokládané časové období pro přípravu nabídky.
  • tady bych ráda zdůraznila, že i ústní nabídka je také závazná nabídka. Proto je důležité volit správná slova: uvažujeme o nabídce, nejedná se ještě o nabídku, ale ráda bych s vámi projednala případné náležitosti, jak by ….
• Záporná odpověď – 2 -3 dny po pohovoru
  • uchazeči mají dostat včasnou a konstruktivní zpětnou vazbu. Investují svůj čas a úsilí do přípravy na pohovory a zpětná vazba jim může pomoci pochopit jejich silné stránky a oblasti, které je třeba zlepšit.
  • pokud kandidát absolvoval již více kol pohovorů, zaslouží si detailnější zpětnou vazbu.

Podpora obousměrné komunikace, kde mají kandidáti možnost klást otázky.

Efektivní komunikace v rámci náborového procesu by také měla uchazečům poskytnout příležitost klást otázky nebo žádat o vysvětlení. Povzbuzování uchazečů ke kladení otázek a rychlá reakce na jejich dotazy ukazuje, že si jejich příspěvků vážíme, a podporuje pozitivní zkušenosti uchazečů.

3. Zdlouhavé a komplikované procesy

Nakonec se podíváme na zkušenosti s obtížnými procesy při zasílání životopisu, opakovanými koly pohovorů a častými změnami v náborovém procesu.

Zdlouhavé nebo opakující se procesy podávání žádostí

Pokud je proces podávání žádostí příliš komplikovaný, časově náročný nebo vyžaduje nadbytečné informace, může to uchazeče odradit. Hlavně v době s nízkou nezaměstnaností. Těžkopádný proces podávání žádostí – zasílání nebo nahrávání životopisů a opakované vyplňování dotazníků, co už je uvedeno v životopisu, většinou vede k vysoké míře opuštění výběrového řízení. Může to odradit kvalifikované kandidáty od toho, aby se o pracovní příležitost v organizaci ucházeli, hlavně v případech, kdy hledat práci nepotřebují.

Kolik kol pohovorů máte?

Některé organizace mohou požadovat opakovaná kola pohovorů s různými manažery nebo týmy, co celkový náborový proces obvykle prodlužuje. Pokud tyto pohovory nejsou dobře koordinované a nenavazují na sebe, může to způsobit opakování stejných otázek a nedorozumění, což kandidáty odradí a ztratí zájem. Počet kol by měl být přiměřený senioritě pozice. Čím nižší nebo juniornější pozice, tím by počet kol pohovorů měl být nižší a proces náboru rychlejší.

Časté změny v náborovém procesu

Pokud organizace opakovaně mění požadavky nebo postup náborového procesu, může to způsobovat zmatení u kandidátů a narušit jejich důvěru v průběh a profesionalitu organizace.

Časově náročné úkoly pro kandidáty

Když organizace žádá kandidáty o vypracování rozsáhlých testů nebo řešení složitých úkolů v rámci náborového procesu u pozic, kde to nebývá obvyklé nebo nutné, může to vést k odstoupení od výběrového řízení na straně uchazečů.

---

AI versus automatizace

Dřív, než přistoupíme k většímu využití AI automatizace, využijte tyto body k revizi vašich náborových procesů. Berte to jako podnět k zamyšlení. Každý proces – i ten náborový si zaslouží z času načas provětrat.

I když jsem zastáncem nastavení procesů v náboru pro celou společnost, je vhodné brát v úvahu i typ pozice. Ne vždy je nutné mít stejný postup náboru na všechny nabírané pozice, například 3. kolové výběrové řízení se prostě na všechny pozice nehodí.

autor: Mgr. Petra Svobodová